Prawo i administracja

Obsługa uwierzytelnionych odpisów akt publicznych i innych nietypowych wniosków notarialnych

W większości przypadków, w których poproszono Cię o notarialne świadczenie usług, okoliczności będą jasne i nie masz obaw, że notarialnie sporządzisz dokument – lub że odmówisz jego przyjęcia, ponieważ stanowiłoby to naruszenie przepisów jurysdykcyjnych. Zdarzają się jednak sytuacje, w których notariusz (http://www.notariusz-silesia.pl/) może spotkać się z nietypowymi prośbami, takimi jak prośba o poświadczenie kopii lub dokumentów tożsamości. Zawsze powinieneś skontaktować się z urzędową instytucją, która wystawia i przechowuje twoje poświadczenia notarialne, ale pewne informacje mogą pomóc ci zrozumieć, co należy zrobić, gdy klient przedstawi dokument, co do którego nie masz pewności.

Podstawy poświadczenia kopii

Jeśli podpisujący poprosi Cię o sprawdzenie, czy kopia oryginalnego dokumentu jest prawdziwa, poprosi o poświadczenie kopii; „poświadczenie kopii” i inne terminy mogą być używane zamiennie. To, czy notariusz może wydać poświadczenie kopii, zależy od prawa państwowego, tak jak większość zasad notarialnych. Niektóre jurysdykcje całkowicie zakazują tej praktyki, a inne ograniczają poświadczanie kopii tylko do niektórych rodzajów dokumentów. W rzeczywistości niektóre państwa zakazują notarialnego poświadczania kopii wyłącznie dzienników notarialnie prowadzonych przez notariusza.

Kopia poświadczenia niektórych dokumentów urzędowych

Zasadniczo nie można kopiować odpisów ważnych dokumentów urzędowych; dotyczy to takich dokumentów jak akty urodzenia, małżeństwa i zgonu. W każdym kraju właściwy urząd prowadzi niezbędną ewidencję – na szczeblu państwowym, powiatowym lub lokalnym. Zgodnie z prawem, urząd ten jest zazwyczaj jedynym upoważnionym do prowadzenia tych rejestrów. Jeżeli klient potrzebuje uwierzytelnionego odpisu aktu, powinien zgłosić się do tego urzędu. Na przykład urzędnik powiatowy lub podobny organ przechowuje akty urodzenia: Każdy, kto potrzebuje uwierzytelnionego odpisu, powinien go otrzymać bezpośrednio za pośrednictwem odpowiedniego urzędu, który zazwyczaj pobiera opłatę za wydanie poświadczenia.

Poświadczanie kopii dokumentów urzędowych nadających się do rejestracji.

Istnieją pewne dokumenty, które mogą być rejestrowane przez osobę fizyczną, ale nie muszą być składane w oficjalnym urzędzie. Ponownie, poświadczenie kopii będzie zależało od zasad obowiązujących w danym państwie, ale istnieje kilka wspólnych scenariuszy, które powinieneś rozważyć. Niektóre państwa zabraniają notariuszowi poświadczania kopii jakiegokolwiek dokumentu, podczas gdy inne uznają za nielegalne kopiowanie dokumentów, które mogą być poświadczone tylko wtedy, gdy zostały już utrwalone. Ponadto w kilku jurysdykcjach obowiązuje całkowity zakaz poświadczania kopii w jakimkolwiek rejestrze urzędowym lub publicznym.
Jeśli w danym państwie obowiązuje zakaz poświadczania kopii dokumentów, które można zarejestrować, należy pamiętać, że niezależnie od tego, czy dokument jest faktycznie zarejestrowany, nie można poświadczyć niczego, co mogłoby być potencjalnie zarejestrowane przez podpisującego lub jakąkolwiek inną zaangażowaną stronę.

Certyfikacja różnych form identyfikacji

Prawo jazdy, wydany przez państwo dowód osobisty lub paszport nie jest oficjalnie dokumentem urzędowym, ale w pewnych okolicznościach możesz zostać poproszony o poświadczenie kopii tych dokumentów. Niektóre państwa zezwalają w szczególności na poświadczanie kopii paszportów i dokumentów tożsamości wydanych w ich własnym państwie; inne wymagają złożenia oświadczenia pod przysięgą w celu potwierdzenia ważności dokumentu tożsamości. W kilku systemach prawnych notariusz nie może poświadczyć kopii dowodu osobistego, chyba że notariusz jest faktycznie pracownikiem organu, który go wydał.

Posługiwanie się paszportami w państwach, w których zabronione jest kopiowanie dokumentów.

Jeśli mieszkasz w kraju, w którym poświadczenie notarialne nie jest dozwolone dla żadnego dokumentu, możesz wspomnieć o możliwości zwrócenia się z prośbą do władz państwowych. Każdy może skontaktować się z Departamentem Spraw Zagranicznych i uzyskać kopię swoich danych paszportowych. Gdyby ktoś złożył taką prośbę, otrzymałby kopię:

  • List przewodni potwierdzający miejsce i datę urodzenia;
  • Oryginał wniosku o paszport i zdjęcie;
  • Certyfikat opatrzony pieczęcią z poświadczeniem, że dokumenty te stanowią prawdziwą i prawidłową kopię dokumentów paszportowych.

Inną opcją jest uzyskanie oświadczenia złożonego pod przysięgą. W ramach tej procedury dana osoba przedstawia swój oficjalny paszport wraz ze złożonym pod przysięgą oświadczeniem, że dokument ten jest prawdziwą i prawidłową kopią jej paszportu. Jako notariuszhttp://www.notariusz-silesia.pl/ powinieneś jednak pamiętać, że jesteś tylko notariuszem oświadczenia woli i podpisu. Dokument ten nie stanowi poświadczenia kopii paszportu.
Należy pamiętać, że powinieneś tylko wspomnieć te procesy jako opcje dla wnioskodawcy. Należy zawsze unikać języka, który zaleca poświadczenie kopii w określony sposób. Może to stanowić naruszenie przepisów przeciwko notariuszom udzielającym porad prawnych.

Ogólne zasady notarialnego poświadczania kopii


W przypadku, gdy masz prawo poświadczyć kopię dokumentu, musisz przestrzegać zasad notarialnych obowiązujących w Twoim kraju. Zazwyczaj przepisy te nakładają na notariusza obowiązek sprawdzenia tożsamości osoby okazującej kopię dokumentu i dostarczenia pieczęci notarialnej; prawo właściwe może również nakładać wymóg wpisania aktu notarialnego do dziennika notarialnego.
Miejmy nadzieję, że pomoże to Państwu zrozumieć proces certyfikacji kopii oraz jak postępować z nietypowymi żądaniami klientów. Najważniejsze jest to, aby sprawdzić szczegółowe zasady sądownictwa w celu ustalenia, czy można zaangażować się w czynności notarialne. Ogólnie rzecz biorąc, jeśli nie wiesz, czy twój akt notarialny będzie zgodny z prawem, należy odmówić dostarczenia pieczęci notarialnej. W przypadku pytań lub wątpliwości związanych z dostarczaniem poświadczenia kopii, można rozważyć skonsultowanie się z renomowaną firmą notarialną w swoim kraju.

Napisz komentarz